14 стратегий, которые помогут повысить эффективность сотрудников компании
Что делать, если производительность вашей компании падает? Возможно, пришло время пересмотреть отношение к мотивации сотрудников и условиям их труда. Выявив факторы, мешающие рабочему процессу, вы повысите эффективность и продуктивность персонала, поможете развитию компании.
Зачем повышать эффективность работы сотрудников
Под эффективностью работы понимается то, насколько сотрудники способны быстро и точно выполнять стоящие перед ними задачи. Чтобы определить сегодняшнее положение компании и отслеживать изменения в управлении, вы можете измерить продуктивность. Так вы найдете проблемы, которые мешают добиваться наилучших результатов.
От продуктивности каждого отдельного сотрудника зависит прибыльность и успешность всей компании. Если вы организуете высокопроизводительные рабочие места, то получите максимальную отдачу и с лихвой окупите затраты на реорганизацию процессов и оплату труда.
Когда ваши сотрудники работают эффективно, проекты всегда выполняются в установленные сроки без ущерба для качества продукции. Если все делается правильно, время и ресурсы не тратятся впустую. Высокая эффективность работы может помочь увеличить прибыль за счет более высоких доходов и избавиться от расточительства.
1. Создайте идеальную рабочую среду
Рабочие условия могут задать нужный настрой для ваших сотрудников и повысить их эффективность, при этом крайне важен физический комфорт. Рабочее пространство должно быть хорошо освещено, нужно достаточно места для размещения документации и личных вещей. Обеспечьте как можно больше естественного освещения, расставьте по офису живые растения. В идеале нужно выделить специальные зоны для организации перерывов. Рабочие места должны быть устроены таким образом, чтобы соответствовать потребностям каждого конкретного человека. В окружающей обстановке не желательны мрачные давящие цвета.
2. Правильно используйте навыки сотрудников
Сотрудники часто обладают рядом полезных навыков, которые не применяются в их текущей работе. Общение с персоналом и руководством поможет выявить дополнительный опыт и таланты сотрудников. За счет этой информации вам удастся лучше распределять обязанности между несколькими людьми со схожими компетенциями.
Часто бывает такое, что функции нескольких сотрудников дублируются, и из-за этого снижается общая эффективность работы. Гибкие рабочие обязанности с возможностью перераспределения функций помогут вам задействовать навыки каждого.
3. Установите цели и ожидания
Цели нужно ставить настолько четко, чтобы упростить сотрудникам работу над их проектами. В этом поможет использование метода SMART: сформулированные цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми и привязанными ко времени.
Также озвучивайте свои ожидания в отношении поведения сотрудников, их производительности и эффективности. Если люди будут хорошо понимать, что вы от них хотите, их результативность будет на высоком уровне. Например, отделу доставки необходимо точно знать, сколько времени потребуется для упаковки заказа, чтобы они могли ориентироваться на эти цифры.
4. Обеспечьте эффективную коммуникацию
Плохая коммуникация между руководством и подчиненными, непонятные инструкции, слабое управление конфликтами или вовсе его отсутствие — все это снижает производительность. Людям может показаться, что они понимают поставленные задачи, но идут в неверном направлении. Если вы не отвечаете на вопросы работников или не даете им указаний, они начнут сомневаться в себе и совершать ошибку за ошибкой.
Убедитесь, что вы ясно описываете свои цели и ожидания. Сотрудники должны иметь право задавать вопросы и быстро получать ответы на них. В этом вам поможет установление коммуникации и использование нескольких каналов связи. Например, в менеджере задач системы Upservice.
Имейте в виду, что переизбыток общения также может снизить эффективность подчиненных. Если вы постоянно заходите к ним в офис или отправляете электронные письма, то отвлекаете их от работы и мешаете сосредоточиться. Для повышения производительности ограничьте общение только важной информацией.
5. Автоматизируйте бизнес-процессы, когда это возможно
Сегодня доступно множество инструментов для управления бизнес-процессами, которые значительно сокращают количество повторяющихся задач. CRM-система автоматизирует сбор данных о клиентах, чаты с клиентами, заполнение платежных ведомостей, сбор метрик, управление задачами, отслеживание времени, отправку сообщений и создание отчетов.
Возможно, вашим сотрудникам по-прежнему придется выполнять часть задач вручную или контролировать некоторые автоматизированные действия, но использование CRM позволит сэкономить много времени. Автоматизация также сокращает количество ошибок, связанных с человеческим фактором, и помогает отслеживать соблюдение установленных правил компании.
6. Сократите ненужные действия
Некоторые задачи нельзя назвать обязательными, и они только мешают рабочему процессу. Например, сюда можно смело отнести слишком большое количество совещаний, которые проводятся только «для галочки». Проанализируйте свои графики встреч и оцените, насколько они полезны. Кому-то из сотрудников вовсе не обязательно присутствовать на каждой из них, потраченное время им лучше использовать для исполнения своих непосредственных обязанностей. Выявите как можно больше подобных действий и решите, можно ли их полностью убрать или сократить ради экономии времени.
7. Предоставьте сотрудникам инструменты и ресурсы
Следите за новыми технологиями и тенденциями в своей области ради удобства подчиненных. Для качественного выполнения работы им нужны соответствующие инструменты, CRM-система и вспомогательное оборудование. Очевидно, что замена устаревшей и вышедшей из строя техники не должна ложиться на плечи самих работников. Регулярно узнавайте у сотрудников, что из инструментов им потребуется в ближайшее время.
Если в штате есть сотрудники, которые работают удаленно, то у них могут быть дополнительные потребности. Чтобы люди не чувствовали себя оторванными от остальной команды, им нужно предоставить инструменты для связи и совместной работы, например, систему для бизнеса Upservice.
8. Создайте условия для обучения
Многие руководители относят обучение персонала в разряд ненужных расходов. Но сотрудники, получившие дополнительные навыки и знания, могут повысить продуктивность в целом. Например, сотрудник, который изучил новую программу, может не только сам пользоваться, но и научить коллег работать в ней. Если у сотрудников нет опыта или навыков для выполнения одной или нескольких своих должностных обязанностей, вам нужно решить, откуда они могут взять соответствующую информацию.
Такое обучение будет эффективнее, чем затраты на поиск нового работника с обширными знаниями, которому все равно придется долго входить в курс дел на вашем предприятии. Возможность обучения должно стать постоянной привилегией персонала, ведь чем выше навыки каждого из сотрудников, тем более конкурентоспособным окажется предприятие в целом.
9. Откажитесь от микроменеджмента
Мотивации сотрудников больше всего вредит микроменеджмент. Они перестают чувствовать ответственность за проект и лишаются всякой мотивации. Когда вы доверяете подчиненным и даете им возможность выполнять свои рабочие обязанности без жесткого контроля, они могут работать намного быстрее. Отсутствие микроменеджмента побудит сотрудников вносить предложения по улучшению работы и делиться своими идеями.
10. Не забывайте о поощрениях
Каждому может понадобиться немного дополнительной мотивации для успешной работы. Ощущение того, что кто-то замечает ваши усилия, может поднять моральный дух и самооценку. Такая, казалось бы, простая вещь может значительно повлиять на повышение продуктивности.
Стимулом для улучшения работы могут послужить дополнительный оплачиваемый отпуск, премии, скидки на услуги в партнерских организациях, удобная система отгулов, бесплатное питание. Вы можете раздавать эти бонусы на свое усмотрение или разработать официальную программу поощрения.
Еще один способ поддержать сотрудников — продвижение внутри организации. Сотрудники, зная, что у них есть карьерные и финансовые перспективы на нынешнем рабочем месте, будут стремиться повышать свою эффективность.
11. Давайте обратную связь
Сотрудники, которые получают конструктивную обратную связь о своей работе, знают, что нужно оставить как есть, а что стоит улучшить. Регулярные обзоры эффективности работы помогают работникам найти слабые стороны в их деятельности, но обычно они проводятся нечасто. Повысить производительность можно за счет постоянной неформальной обратной связи.
Когда вы заметите, что сотрудник делает что-то лучше, чем другие, укажите ему на это. Если в каких-то моментах человек не отвечает вашим ожиданиям, четко обозначьте, что нужно улучшить.
Вам также нужно получать обратную связь от сотрудников для повышения эффективности. Они лучше вас знают, что им мешает быть более продуктивным, и могут выдвигать предложения по ускорению или устранению лишних элементов в рабочих процессах, поэтому старайтесь к ним прислушиваться.
12. Предлагайте гибкие варианты работы
Когда вы устанавливаете гибкий график работы, то позволяете сотрудникам решать, как им работать наиболее эффективно. Для некоторых людей наилучшим вариантом станет работа из дома, потому что не придется тратить время на дорогу до офиса. Другие смогут сдвинуть рабочее время ровно на ту часть дня, когда они наиболее продуктивны. Третьи построят график так, чтобы в него успешно уместились личные дела.
Такой подход значительно снижает напряжение среди персонала. Гораздо лучше будет работать тот, кто без проблем отвезет ребенка в школу или детский сад и при этом никуда не опоздает. Если устранить этот фактор стресса, сотрудники сосредоточатся на работе и с большей вероятностью останутся в компании, которая идёт им навстречу. Когда у сотрудников гибкий график, удобно контролировать рабочее время с помощью отчета по трудозатратам в CRM Upservice.
13. Делайте сотрудников счастливыми
Следите за тем, чтобы сотрудники были довольны своей работой. Люди, которые видят, что их старания ценят, чувствуют себя полезными, и у них появляется мотивация работать с большей отдачей. Чтобы узнать уровень удовлетворенности сотрудников, проведите опрос, в котором нужно затронуть вопросы рабочей нагрузки, взаимоотношений с коллективом, вознаграждения, стресса, и т. д. На основе этих данных можно будет понять настроение людей в данный момент и узнать, чего им не хватает для более комфортной работы.
Если человек всем доволен, то он даже не подумает уйти в другое место. Стоит ли говорить, что низкая текучесть кадров положительно влияет на итоговую производительность. Сотрудники за долгое время не только досконально изучают свои обязанности, но и привыкают работать в устоявшемся и опытном коллективе. И, наконец, самое важное: вам не придется тратить ценные ресурсы на подбор нового персонала и его обучение, поэтому не снижается темп производства.
Как же повысить удовлетворенность сотрудников своей работой?
Во-первых, и начальство, и сотрудник должны усвоить, что работа без отпусков и отгулов это не самоотверженный труд на благо высших целей, а прямой путь к выгоранию.
Во-вторых, личное время работников должно оставаться личным. Им нужно быть уверенными, что они могут не отвечать на рабочие вопросы в свой выходной, но это нужно сделать правилом для всего коллектива.
В-третьих, не исключайте возможности, что кто-то из сотрудников перегружен настолько, что придется корректировать список его обязанностей, рабочую нагрузку или установленные для него сроки. Кому-то вообще может понадобиться дополнительная психологическая поддержка для преодоления эмоционального выгорания, и вы должны знать, как ее предоставить.
14. Организуйте сплоченную команду
Несмотря на то, что у каждого отдельного сотрудника свои должностные обязанности, он остается частью большого коллектива. Например, на протяжении всего процесса разработки программного обеспечения важна тесная коммуникация: тестировщик рассчитывает на то, что разработчик быстро выпустит новую версию программы, а разработчик, в свою очередь, ожидает подробные отчеты об ошибках, которые выявит тестировщик. Если не будет правильно выстроенной коммуникации, работа просто остановится.
Поставьте себе цель сделать из коллектива единую команду. Когда между сотрудниками налажено взаимодействие, они помогают друг другу. Здесь могут понадобиться мероприятия по тимбилдингу: на них работники научатся взаимодействовать с разными людьми и смогут завязать деловые контакты.
