Как «Мой диск» в Upservice экономит деньги бизнеса

Риски в бизнесе — это как утренний кофе. Есть не всегда, но обязательно пару раз в неделю случится. О том, как снизить свои возможные материальные и репутационные потери, немного уменьшить энтропию вселенной (хаос) и защитить себя от неприятных ситуаций с помощью инструмента «Мой диск» в Upservice, расскажем ниже.

«Мой диск» в Upservice это:
- порядок в рабочих файлах;
- безопасность коммерческой информации;
- сохранение документов и рабочих файлов.

Ценные ресурсы

Первый из них — время. Оно всегда конечно, его нельзя восполнить. У всех есть лимит времени. А для бизнеса время = деньги.

Второй ресурс — информация. Она очень дорогая. Иногда только один рецепт, в какой пропорции смешать ароматизаторы с водой, может трансформироваться в международный многомиллиардный бизнес. Coca-Cola не даст соврать.

Бизнес удивителен тем, что любую сущность конвертирует в деньги. Все в бизнесе можно измерить деньгами. Тратите рабочее время на настройку прав доступа к файлам = тратите деньги.

Рассмотрим на реальных примерах как «Мой диск» в Upservice автоматически настраивает права доступа к файлам в следующих ситуациях:
- появление нового работника в компании;
- увольнение работника.

Пример 1. В небольших компаниях непосредственно сам директор предоставляет доступ к важным файлам или коммерческой информации. Документами, используемыми ежедневно, будут делиться коллеги. Из-за того, что «раздача» прав происходит хаотично и разными людьми, этот процесс затягивается во времени.

В Upservice новый работник автоматически получает доступ ко всем файлам своего подразделения (отдела, управления и т.д.).

Пример 2. При увольнении сотрудника необходимо закрыть доступ к файлам компании. Т.е. сделать так, чтобы бывший работник не мог использовать облачные сервисы (Google Drive, Яндекс.Диск и т.д.). Руководитель и коллеги скорее всего не помнят или не знают, к каким файлам есть доступ у уже бывшего сотрудника. Поэтому при его увольнении могут остаться «дыры» — файлы, к которым останется доступ. Такие файлы могут получить конкуренты. «Мой диск» от этого защищает.

В Upservice файлы хранятся внутри сервиса и доступ к ним прекращается автоматически после увольнения работника.

Порядок в работе с информацией

У каждого работника, как правило, есть своя папка или свое облачное хранилище (Яндекс Диск, Google Drive и т.д.). Структура этого пространства известна только ему. Шаблон договора может находиться в папке «Прочее», акт выполненных работ в папке «Фото объекта» и т.д.

Вот так выглядит типичное облачное хранилище, где работник хранит все свои файлы. Здесь рабочие документы перемешаны с личными папками. Как думаете, какова вероятность того, что при увольнении работник сохранит и передаст все наработки в полном объеме?

Этот хаос спонсирует ваша компания. И тратит на это деньги.

Предположим, что 5 минут в день каждый работник тратит на поиск файла, который находится в личной папке коллеги или где-то в облачном хранилище. Например, шаблон договора. Или занят тем, что «расшаривает» доступ к какому-то файлу.
- в месяц на это уходит, в среднем, больше полутора часов рабочего времени (100 минут);
- умножим это время на 10 работников. 140 часов в месяц расходуется только на то, чтобы найти какой-то файл!

Умножьте эту цифру на среднюю стоимость часа рабочего времени — это примерный объем потерь, которые несет ваша компания из-за того, что нет порядка в рабочих файлах.

Upservice автоматически обеспечивает порядок в файлах компании. При создании или загрузке файла в разделе «Мой диск» он автоматически привязывается к чему-то: задача, заказ, актив, контакт. Таким образом, «случайных» файлов нет — каждый файл используется в работе и создается только в случае необходимости. Каждый файл создан в рамках работы над конкретной задачей.

Защищаем информацию = защищаем бизнес

Вы как руководитель или владелец бизнеса, никак не защищены от уничтожения корпоративной информации. Вы не знаете, какие файлы создавал работник и где их хранил.

Представьте ситуацию — компания долго и упорно работала, сгенерировала определенный объем информации (база клиентов за 10 лет). И в один момент она теряет все после намеренного действия работника — перед увольнением он удаляет её.

Или же наоборот, освобождая место на диске, работник случайно удалил важные документы. К сожалению, такое иногда случается.

В результате действий, преднамеренных или случайных, вы потеряете информацию. И, скорее всего, об этом узнаете только в тот момент, когда эта информация понадобится. В Upservice такое невозможно: работник не имеет права на перемещение файлов в корзину. А файлы из корзины может восстановить руководитель воркспейса (в большинстве случаев — руководитель компании).

Инструмент «Мой диск» в Upservice защищает вас от преднамеренного саботажа и случайной порчи рабочих файлов.

Давайте рассмотрим другой пример: при увольнении работник может открыть доступ к файлам, лежащим в облачном хранилище и отправить ссылку вашим конкурентам, а может просто «по-приколу» выложить их в сеть. И вы об этом не узнаете и никак это не проконтролируете.

Upservice защищает вашу информацию и предоставляет доступ к файлам только работникам компании. Никто кроме ваших сотрудников не сможет открыть файл, даже если у него будет прямая ссылка на него.

Доступ к файлам можно открыть только для работников:

Сохраняем информацию = сохраняем бизнес

Вся информация, накопленная за время существования компании, стоит денег. Вы заплатили за нее работникам, которые создали счета, базы клиентов, презентации и т.д. Сохранить информацию — означает сохранить деньги.

Можете ли вы гарантировать, что наработанная информация останется? Рассмотрим одну из ситуаций: работник увольняется и передает дела. Если вы используете общую сетевую папку или какое-то облачное хранилище, то нет никакого контроля. Передаст ли он все файлы? Сохранил ли он все что нужно? Как понять, что все на месте?

В Upservice это работает иначе. Работа с файлами построена таким образом, что система «запоминает» кто создал файл. Это означает, что при увольнении новый работник всегда найдет нужный файл, созданный его предшественником. И не нужно ничего передавать на флешках или сообщать логины и пароли от облачных хранилищ.

Ваши файлы хранятся в разделе «Мой диск» внутри Upservice и вы можете в любой момент найти как актуальные версии документов, так и прошлогодние счета, акты и т.д.

Порядок, безопасность, сохранение

Использование инструмента «Мой диск» в Upservice позволяет вам:
- поддерживать порядок в файлах компании, что является экономией на операционке;
- защищать файлы компании от саботажа работников, что является защитой от рисков;
- сохранять файлы компании, что является условием для бесперебойного функционирования бизнеса.

Используйте Upservice и помогайте своему бизнесу развиваться!