База знаний Upservice

Как создать повторяющуюся задачу

Повторяющаяся задача  — это задача, которую периодически нужно выполнять сотруднику. Например, офис-менеджер каждую неделю заказывает бутилированную воду. Он создает задачу на доставку воды и задает интервал повторения — каждую неделю. Система самостоятельно и еженедельно будет создавать данную задачу (пока ее не отключить или не удалить). 

В Upservice вы можете выбрать следующие интервалы создания повторяющейся задачи:
 - каждый день; 
 - еженедельно с выбором одного или нескольких дней в неделю; 
 - каждый месяц; 
 - каждый год. 

В Upservice вы создаете задачу один раз и устанавливаете период повторения. Она автоматически будет “приходить” ответственному сотруднику.

Если несколько сотрудников являются участниками одной и той же задачи, например, еженедельного собрания, то Upservice каждую неделю будет создавать им эту задачу. Все что от вас требуется — это при создании первой задачи указать ответственных лиц и задать интервал повторения:

Каждая повторяющаяся задача сохраняется в шаблоны и доступна на вкладке «Выбрать из шаблонов» при создании задачи:

 Как отличить повторяющуюся задачу от обычной читайте в конце статьи.

Как создать задачу, которая будет приходить сотрудникам в конкретные дни, каждый месяц или каждый год?

Если нужно повторять задачу в конкретные дни 

При создании задачи вводим ее название, указываем ответственного и ставим галочку возле пункта «Повторять задачу»:

В поле «Выполнить по» указываем крайний срок выполнения первой задачи:

В поле «Повторить через» выбираем «1 неделя» и указываем день, в который будет создана задача. Например, «Доставка воды в офис» по четвергам.

Другой пример, когда задача «Совещание» повторяется каждый рабочий день:

Заполняем остальные необходимые поля и нажимаем кнопку «Создать»:

Если нужно повторять задачу каждый месяц 

Для примера создадим задачу «Ежемесячный отчет по аренде». Вводим название задачи и указываем ответственного. В поле «Выполнить по» ставим крайний срок выполнения первой задачи и ставим галочку возле пункта «Повторять задачу»:

В поле «Повторить через» выбираем «1 месяц»:

Заполняем остальные необходимые поля и нажимаем кнопку «Создать»:

Готово. Задача создана и будет приходить сотруднику каждый месяц:

Если нужно повторять задачу каждый год 

Для примера создадим задачу «Ежегодный финансовый отчет». При создании задачи вводим название и указываем ответственного. В поле «Выполнить по» ставим крайний срок выполнения первой задачи и ставим галочку возле пункта «Повторять задачу»:

Ставим галочку возле «Повторять задачу» и в поле «Повторить через» выбираем «1 год».

Заполняем другие поля и нажимаем кнопку «Создать»:

Готово. Задача создана и будет приходить сотруднику каждый год.

Как отличить повторяющуюся задачу от обычной 

Повторяющаяся задача имеет свой отличительный знак в виде двух стрелок.

Если ваш список задач отображается горизонтально , то иконка повторяющейся задачи находится между ID задачи и ее статусом:

Если ваш список задач отображается вертикально, то иконка отображается между ID задачи и иконкой «Избранное» (звездочкой):

Внутри карточки задачи тоже есть обозначение повторяющейся задачи:

Если в указанных местах нет соответствующей иконки, значит задача простая (без повтора).