Как использовать Справочники в Upservice с пользой для бизнеса | База знаний Upservice

Как использовать Справочники в Upservice с пользой для бизнеса

Раздел «Справочники» системы Upservice предназначен для учета имущества, создания структуры документооборота, управления знаниями и целями компании. Справочники можно гибко настроить под цели компании и назначить ответственных лиц за развитие, управление и систематизацию данных.

В Upservice по умолчанию созданы три справочника: База знаний, Документы и Имущество.


 Справочник «База знаний»  

В Базе знаний вы можете хранить важную справочную информацию по процессам компании: инструкции для сотрудников, регламенты работы с клиентами, описания кадровых процессов и т.д.

Для каждой новой записи назначается ответственный сотрудник. Например, вы создаете запись в справочнике «Должностная инструкция менеджера по продажам», вкладываете туда файл инструкции и назначаете ответственного Иванова. Именно он должен поддерживать инструкцию в актуальном состоянии и предоставлять ее менеджерам по продажам.


Справочник «Документы»  

Используйте Документы, чтобы привести в порядок документы компании. Данный справочник включает в себя записи: Исходящие, Входящие и Внутренние.

Например, все исходящие документы (письма, отчеты) размещайте в справочнике «Исходящие», а входящую корреспонденцию — в одноименном справочнике «Входящие»

Внутренний документооборот компании (приказы, заявления, уведомления и т.д.) сохраняйте в справочнике «Внутренние».


 Справочник «Имущество»


Используйте данный справочник, чтобы вести учет материальных и нематериальных активов компании. Например, гарантийный договор на оборудование, лицензии или договоры на курсы повышения квалификации сотрудников можно хранить в справочнике «Нематериальные активы». Учет офисной техники, мебели, транспорта происходит в справочнике «Материальные активы».


Важно: Вы не можете переименовать стандартные справочники Upservice или удалить их. Но, если вам необходимы другие справочники, то вы легко можете их добавить.

Как добавить новый справочник?

В разделе «Справочники» нажимайте кнопку «Добавить» и выбирайте «Новый справочник».


Появилась форма добавления справочника. Заполните обязательные поля (выделены красным) и нажмите «Сохранить».


Если вы автор справочника или управляющий, то вы можете редактировать или удалить справочник, добавить вложенный справочник или сменить управляющего. 


Управляющий справочниками и руководитель компании могут открыть или закрыть доступ ко вложениям: открыть доступ к просмотру комментариев, файлов и истории по выбранной записи в справочнике для любого из ваших коллег. При желании вы сможете закрыть доступ позже. Для этого нужно перейти в необходимый справочник, выбрать запись, нажать на многоточие и кликнуть «Настройки доступа»


Чтобы найти определенную запись в справочнике используйте Поиск или Фильтр.