Возможности системы Upservice
Upservice — это универсальная система для B2B компаний, которая позволяет навести порядок в бизнесе. С ее помощью можно управлять задачами, обрабатывать заказы, структурировать бизнес-процессы и общаться с клиентами. И все это без сложных интеграций и привлечения специалистов со стороны.
Давайте кратко объясним, как это все работает:
- Зачем нужен раздел «Задачи»;
- Зачем нужен раздел «Воронки»;
- Зачем нужен раздел «Контакты»;
- Зачем нужен раздел «Справочники»;
- Зачем нужен раздел «Команда»;
- Зачем нужен раздел «Мой Диск»;
С помощью раздела «Задачи» вы сможете оптимизировать свои бизнес-процессы и экономить время, структурировать работу с коллегами и всегда быть в курсе происходящего в компании. На каком этапе оплата документов? Когда будет запущена рекламная кампания? Кто выполнит заказ на поставку оборудования? Чем сейчас занят конкретный работник?
Ответы на эти и еще многие другие вопросы вы найдете в разделе «Задачи».
Вот так выглядит список задач:
А так выглядит карточка конкретной задачи:
С помощью раздела «Воронки» вы сможете собрать историю работы с контрагентами в одном месте. В том числе и контролировать документооборот: договоры, счета, акты, приложения, спецификации и т.д. — все всегда под рукой.
«Воронки» имеют два заранее настроенных и работающих бизнес-процесса. В первом (называется «Продажи») — вы являетесь исполнителем. Т.е. к вам обращаются, чтобы приобрести ваши услуги. Если упростить, то платят вам.
Второй бизнес-процесс (у него название «Закупки») — вы являетесь заказчиком. Т.е. вы приобретаете какие-то услуги. Это означает, что платите вы.
С помощью этого раздела вы можете упростить, ускорить и структурировать свои отношения с подрядчиками и исполнителями.
Давайте рассмотрим на конкретном примере как это работает.
Представим, что вы — исполнитель. С вами связался клиент (позвонил, написал письмо, в мессенджере, личная встреча и т.д.) и сообщил, что ему нужны ваши услуги. Например, ваша компания оказывает услуги клининга и вашему клиенту нужна услуга по уборке офиса.
В таком сценарии вы создаете новый заказ в разделе «Продажи» и он получает статус «Лид». В некотором смысле это аналог сделки.
Далее вы ведете всю документацию в рамках созданного заказа. Вот так выглядит созданный заказ во вкладке «Продажи».
Другой пример: представим, что вы — заказчик. Например, вашей компании нужна строительная техника в аренду. У вас есть партнер, который готов вам её предоставить. И он зарегистрирован в Upservice.
Перейдите во вкладку «Закупки» и создайте заказ, выбрав исполнителя в блоке «Контрагент». Затем нажмите на кнопку «Сохранить»:
Если компания-исполнитель не зарегистрирована в Upservice, то прямо из формы заказа можно пригласить ее зарегистрироваться. Как приглашать контакты в Upservice?
Раздел «Справочники» используется для работы и управления имуществом компании. С его помощью можно бронировать переговорки в офисе, вести учет оборудования в компании. Также он позволяет вести учет сдаваемой в аренду техники и недвижимости.
В системе по умолчанию созданы три справочника:
✅ Справочник «Документы»
Используется для наведения порядка в документах компании:
- справочнике «Исходящие » храните исходящую корреспонденцию вашей компании: письма, ответы на запросы гос. органов и т.д.
- справочнике «Входящие» сохраняйте входящую корреспонденцию вашей компании: запросы гос. органов, переписка с клиентами, обращения и т.д.
- справочнике «Внутренние» собирайте все внутренние документы компании: приказы, распоряжения, уведомления и т.д.
✅ Справочник «Имущество»
Используется для учета активов компании. Она уже включает в себя подкатегории «Материальные активы» и «Нематериальные активы».
- в справочнике «Нематериальные активы » вам нужно разместить нематериальные активы компании. Это различные лицензии, договоры покупки программного обеспечения, документы по передаче имущественных прав и прочее.
- в справочнике «Материальные активы» разместите материальные активы компании. Это может быть офисная техника, мебель, инструмент и т.д.
✅ Справочник «База знаний»
Он нужен для хранения всей справочной информации: инструкции, регламенты, описания, шпаргалки и т.д. Например: создаете запись в справочнике «Инструкция по подключению рабочей почты», вкладываете в эту запись сам файл инструкции и назначаете ответственного. И его обязанностью будет поддержание инструкции в актуальном состоянии. 
Это ваша электронная записная книжка. Здесь находятся все ваши заказчики, исполнители и другие контакты.
Здесь же вы можете настроить каналы общения с вашими клиентами. Подключайте чат для сайта, получайте и отправляйте электронные письма или консультируйте через Telegram прямо из интерфейса Upservice.
Этот раздел используется для отображения оргструктуры компании и управления персоналом. Здесь содержится информация о всех сотрудниках, их позициях, номерах телефонов, email и т.д.
Мой диск в Upservice
В этом разделе находятся все рабочие файлы компании. Здесь вы можете добавлять файлы, предоставлять доступ коллегам, перемещать файлы в корзину и многое другое.
