Роли пользователей в Upservice
В Upservice в каждом из разделов вы можете видеть различные названия пользователей, такие как «Ответственный», «Участник», «Согласующий» и т.д. Но что же они означают? Давайте разберемся по каждому из разделов:
В разделе «Задачи» вы можете видеть следующие названия ролей пользователей:
Автор — сотрудник, который создал задачу. Он имеет право редактировать название, содержание, сроки исполнения и участников задачи (ответственный, контролер, согласующий), принимать участие в обсуждении условий, а также добавлять подзадачи и удалять задачу. Как удалить задачу из Upservice?
Ответственный — пользователь, который является исполнителем в задаче. У него есть право изменять статус задачи (взять в работу, отправить на проверку, выполнить или отклонить), участвовать в обсуждении условий задачи, добавлять соисполнителей, связи к задаче и назначать контролера, а также обмениваться документами с коллегами и добавлять свои подзадачи.
Контролер — пользователь, который проверяет качество выполнения задачи. Он может отменить задачу, закрыть (выполнить) или же вернуть в работу со своими замечаниями, добавлять связи и соисполнителей, общаться с коллегами и добавлять свои подзадачи.
Соисполнители — это сотрудники, которые имеют доступ к задаче, видят все документы по ней, могут оставлять комментарии, добавлять или удалять метки, а также записывать свои трудозатраты. Кто такие Соисполнители и как добавить их в Задачу или Заказ?
Согласующий в обычной Задаче — сотрудник, который дает разрешение на постановку задачи. Без его согласования ответственный не увидит задачу и не сможет приступить к ее выполнению. Согласующий имеет право согласовать или отказать в согласовании с указанием причины, а также редактировать задачу (название, срок ее исполнения, состав ответственных), ставить метки и оставлять комментарии к ней, добавлять соисполнителей, связи и подзадачи.
Согласующие в задаче типа «Согласование» — сотрудники, которые параллельно (независимо друг от друга) согласовывают задачу на данном шаге. Согласующий имеет право согласовать или отказать в согласовании с указанием причин, удалить задачу, добавлять соисполнителей и связи, а также обмениваться документами с коллегами.
Сотрудники в задаче типа «Встреча» — ваши коллеги, которых пригласили на встречу.
По-другому мы их можем назвать участниками встречи. Сотрудник или участник встречи может подтвердить участие во встрече или отклонить.
Контакты в задаче типа «Встреча» — ваши клиенты. Внешних клиентов вы также можете добавить в задачу типа «Встреча».
Обращаем ваше внимание: Сотрудников вашей компании не нужно добавлять в раздел «Контакты».
Добавленный Контакт появится в связях к задаче, но он не увидит саму задачу и комментарии, документы в ней. Добавление такого вида связи необходимо для быстрого перехода в карточку контакта и получения полной информации о второй стороне встречи.
Ознакамливающиеся в задаче типа «Ознакомление» — сотрудники, которым вы отправляете информацию, документы на ознакомление.
Каждый из сотрудников может Ознакомиться в задаче. Также ознакамливающиеся могут добавлять связи, соисполнителей и метки к задачам, общаться с другими коллегами.
Во вкладке «Проекты» раздела «Задачи» вы можете увидеть следующие роли пользователей:
- Руководитель проекта
- Участники проекта
Руководитель проекта — пользователь, который создает проект и следит за его реализацией. Только руководитель имеет право завершить проект, отредактировать его или удалить, изменить состав участников проекта, добавлять, редактировать и удалять спринты.
Участники проекта — ваши коллеги, которые вовлечены в реализацию проекта. Все участники проекта имеют право добавлять задачи и подзадачи в проект, бэклог и спринты проекта.
В разделе «Воронки» вы встретите следующие роли:
Подписывающий — сотрудник с правом подписи. Добавить нового подписывающего может только руководитель компании на странице раздела «Воронки».
Контрагент — ваш клиент, юридическое или физическое лицо, с которым вы совершаете сделку. Без указания контрагента ответственный не сможет создать Заказ.
Соисполнители в Заказе или Закупке — это сотрудники, которые будут иметь доступ к заказу, видеть все документы по нему, смогут оставлять комментарии и общаться с контрагентом, добавлять или удалять метки.
Ответственный — пользователь, который является исполнителем в заказе. У него есть право изменять статус заказа (отправлять на согласование, брать в работу, отправлять на проверку, завершать или отменять заказ), общаться с коллегами по заказу, добавлять соисполнителей, связи к заказу, менять ответственного, а также обмениваться документами с коллегами и с контрагентом, добавлять задачи по заказу.
Компания — наименование организации, с которой вы совершаете сделку.
Контакт — клиент, с которым вы заключаете сделку.
Создать контакт на компанию без указания данных (имя, фамилия) конкретного человека нельзя.
В разделе «Контакты» Upservice вы увидите следующие роли:
- Ответственный за контрагента
Администратор канала — пользователь, который может добавлять или удалять операторов, также менять настройки канала и общаться с клиентами.
Операторы канала — сотрудники, которые будут общаться с клиентами. Операторы имеют доступ к контактам только из определенного канала.
Добавить или удалить операторов может только администратор канала. Если хотите разграничить доступ к контактам между сотрудниками — подключите несколько каналов связи и добавьте в них разных сотрудников (операторов канала). Как настроить права доступа к контактам?
Контакт — это всегда частное лицо, которое может являться представителем компании.
Ответственный за контакт — пользователь, который отвечает за клиента и общение с ним. Только он и пользователи выше по оргструктуре (руководитель подразделения, руководитель компании) имеют право вносить изменения в карточку контакта (изменять телефон, Email, дату рождения, адрес и Компанию контакта).
Участники контакта — коллеги, которые смогут вести переписку с клиентом, видеть историю взаимодействия с ним, а также ставить задачи, создавать заказы и закупки, архивировать контакт и объединять его с другим. Участник контакта по правам приравнивается к оператору канала, однако эту функцию можно использовать точечно, например, только для определенного контрагента или клиента.
Контрагент — это физическое или юридическое лицо, которое является одной из сторон деловых взаимоотношений.
Ответственный за контрагента — пользователь, который отвечает за контрагента и поддерживает в актуальном состоянии его контактные данные в вашей компании. Контрагентом может быть как физическое, так и юридическое лицо.
В разделе «Справочники» вы можете увидеть ваших коллег в следующих ролях:
Управляющий справочником — пользователь, который является ответственным за определенные документы, оборудование или имущество. Управляющий может добавлять новые справочники и создавать вложенные, редактировать название, менять управляющего и удалять справочник.
Автор — сотрудник, который создал запись в справочнике.
Ответственный (за запись в справочнике) — пользователь, который несет ответственность за поддержание в актуальном состоянии документов, хранящихся в записи или является ответственным лицом за оборудование (имущество), является менеджером объекта и т.д.
В разделе «Команда» вы увидите системные роли Upservice. Подробнее о правах каждой из них читайте в статье Роли пользователей в оргструктуре компании (раздел «Команда»).
В разделе «Мой диск» вы встретите пользователей со следующей ролью:
Автор файла — пользователь, который загрузил или создал файл в Upservice.