Что такое база клиентов? Объясняем на простых примерах

Как создать базу клиентов? Из чего она состоит? Как правильно вести базу клиентов. Какая информация входит в базу клиентов. Правила учета клиентов и их покупок

В этом материале мы не будем рассказывать о том как пользоваться облачными хранилищами документов. Мы расскажем, с помощью каких инструментов можно структурировать информацию о клиентах и как сделать так, чтобы она была доступна всем вашим работникам. 

Что такое база клиентов?

Если у собственников бизнеса спросить «какая информация в вашей компании самая ценная», то, наверное, в тройке лидеров будет ответ «база клиентов». 

Это понятие очень простое, но каждый из бизнесменов вкладывает в него какой-то свой смысл. Для одного — это аналог записной книги с именами и телефонами. Для другого — информация о заказах за все время. Для третьего — полное досье, включающее договоры, акты, счета и даже электронные письма. 

Мы придерживаемся мнения, что база клиентов — это вся связанная с конкретными контрагентами информация, от контактных данных до истории работы (заказы, документы и т.д.) и общения.

Эта информация — источник идей для роста вашего бизнеса. И чтобы находить эти идеи быстро — используйте инструменты, которые будут структурировать данные сразу на этапе их создания. Например, как это реализовано в инструменте «Контакты» у нас в Upservice. 

Здесь по каждому контрагенту собрана вся история: от сообщений в чатах до задачи и закрывающих документов. 

Все документы, файлы и задачи, созданные в рамках заказа, так же связываются с контрагентом. Информация остается целостной и исключается её неверная интерпретация.

Почему база клиентов — это один из основных активов вашей компании? 

Потому что в ней содержится вся информация о ваших продажах и клиентах. Потому что в истории взаимодействия с контрагентами есть ваши бизнес-процессы. Потому что в базе клиентов есть история развития отношений. Именно это имеет максимальную ценность для масштабирования бизнеса. 

Вы знаете с кем взаимодействовали. Вы знаете когда взаимодействовали. Вы знаете, какие условия подходят вашему клиенту. Вы знаете, кто общался от имени вашей компании. 

Информация, содержащаяся в базе клиентов, снижает издержки бизнеса. Вы исключаете ситуации, когда данные «уходят» из компании вместе с менеджером по продажам. Вы меньше тратите времени на онбординг новых работников: вот история общения с контрагентом. Назначаете его ответственным и он может видеть историю и быстро собрать цепочку событий и приступить к работе. Вы сохраняете историю взаимодействия с контрагентом и выстраиваете долгосрочные отношения. Это всегда плюс для бизнеса. 

Вы так же защищены от ситуаций, когда при смене менеджера со стороны контрагента теряется вся история отношений. Если вы используете Upservice — этого не произойдет. 

Я так привык VS Так правильно 

Когда речь заходит об инструментах, помогающих в ведении клиентской базы, поиски подходящего решения могут потребовать огромное кол-во сил и времени.

Как правило, руководитель компании ставит задачу найти решение, которое наиболее точно соответствует его представлению о том, как это должно работать. 

Такой подход не всегда является полезным с точки зрения масштабирования бизнеса. Да, это работает сейчас у вас. Но это не значит, что процессы «поставлены» правильно. 

Мы же предлагаем использовать решения, которые уже имеют определенную логику работы и протестированы на реальном бизнесе. Такой подход имеет массу преимуществ. Наиболее ощутимыми на наш взгляд являются:
 - вы не совершаете ошибок из-за большого количества возможных правил работы с клиентской базой и не тратите много ресурсов на поиск оптимального процесса; 
 - вы получаете проверенные временем и реальным бизнесом решения; 
 - вы не тратите время на интеграцию и настройку модулей. 

Например: у вас есть контрагент, это какая-то компания. У вас есть контакт — это конкретный работник внутри этой компании. И у вас есть все связанные с двумя этими объектами сущности: задачи, файлы, сообщения, письма, заказы и т.д. 

Наш инструмент «Контакты» как раз избавляет вас от сложных интеграций и настройки процесса работы с клиентами. Он работает «из коробки» и содержит оптимальный, по нашему мнению, алгоритм. Пригласили коллег зарегистрироваться, назначили права для каждого пользователя — и вперед, к покорению вершин! 

Нет порядка в базе клиентов — нет масштабирования бизнеса 

Если вы хотите масштабировать бизнес — вам нужно его структурировать. И начать нужно с самого ценного актива, от которого и зависит большая часть успеха. 

Вне зависимости от применяемых инструментов и результатов, структурирование базы клиентов будет полезным для вашего бизнеса. Вы найдете много ценной и полезной инфы и станете лучше понимать как процессы внутри, так и своих клиентов. А чем больше вы знаете — тем ваша компания сильнее.