4 лайфхака в организации документооборота

Представьте, насколько удобно работать, если можно найти любой документ всего за 2 минуты. Подумайте, насколько комфортно иметь четко структурированный и упорядоченный архив со всеми документами вашей компании.

Сколько рабочего времени и денег компании вы сэкономите, если не будете тратить силы на поиск нужной информации?

О чем идет речь?

Каждая компания в результате своей деятельности генерирует большое количество различных документов: акты, счета, регламенты, исходящие и входящие письма, приказы и т.д. И все это кем-то и как-то где-то «складывается» в какие-то папочки по каким-то правилам. Слишком много неопределенности, не считаете так?

Организация движения документов внутри компании — это и есть документооборот.

Вспомните, сколько раз за последний квартал вам нужно было найти тот или иной документ? Сколько сил и времени вы на это потратили? Если у вас это не вызвало трудностей, если вы справились быстро — это отлично!

А если у вас есть четкая схема по хранению документов — то хотим вас похвалить, вы проделали большую и важную работу.

В этом материале мы будем говорить о том, как организовать документооборот в небольших компаниях. И какие бонусы это принесет. И как мы это делаем с помощью Upservice.

Группируйте документы

По нашему опыту, все документы компании по тематике можно разделить на 3 больших группы:

госорганы: письма, запросы, обращения и т.д.;
качество обслуживания: жалобы, идеи, предложения и т.д.;
общее: переписка с контрагентами, уведомления, договоры, акты, регламенты, приказы и т.д.

Попробуйте сгруппировать все документы с учетом вашей деятельности. Это необходимо для создания структуры вашего документооборота.

Мы считаем такую группировку наиболее универсальной и вот почему:
- Запросы госорганов, переписка с ними и т.д. Этой группе мы предлагаем уделять больше всего внимания. Здесь всегда есть четкие и строгие дедлайны, нарушать которые крайне нежелательно. Из-за одного не вовремя отправленного ответа вашу компанию могут оштрафовать, вы можете попасть «под карандаш» и т.д. Это никому не нужно.
- Жалобы, идеи, предложения. Вторая по приоритету группа документов. Она важна, потому что дает обратную связь от клиентов. Вы получаете жалобу, выясняете кто и почему в вашей компании допустил ошибку, принимаете меры для предотвращения подобных ситуаций в дальнейшем. Документы этой группы помогают вам становиться лучше, повышать качество ваших услуг и радовать клиентов.
- Общие документы. В группу мы предлагаем включать все остальные документы в компании. Счета, договоры, акты, протоколы согласований цен, исходящие письма, приказы — все остальное, что является результатом деятельности вашей компании.

Мы храним все документы в разделе «Мой диск». Если нужно найти входящее письмо за какой-то период — сделать это можно с помощью фильтра по связям и дате.

Также можно разделить документы по категориям иначе, в соответствии с процессами в вашем бизнесе.

Даже такие простые действия значительно упростят документооборот и добавят порядка в делах.

Ведите учет всех документов

Каждый документ для компании важен. Не имеет значения, речь идет о каком-то внутреннем приказе, доверенности или о переписке с госорганами. Все документы должны быть оцифрованы (если пришли по обычной почте) и учтены. Кто знает, в какой момент и в какой ситуации они понадобятся?

Оцифровывайте все документы и не создавайте слишком много групп и категорий. Создавайте документы сразу внутри Upservice. Это экономит время на импорт и защищает файлы от потери. Вы застрахованы от форс-мажорных ситуаций, когда кто-то неожиданно заболел,случайно удалил файл с флешки или вообще ушел в отпуск и забыл отправить.

Мы советуем делать не более 4-5 уровней вложенности. В Upservice их можно задавать с помощью меток. Например:

Госорганы → Входящие документы → Налоговая → Запросы.

Госорганы → Исходящие документы → Минтруда → Отчеты.

Жалобы → Входящие → Качество услуг → Медленная работа.

Общее → Приказы → Персонал → Приказы на отпуск → Отдел.

Подумайте над структурой, которая будет интуитивно понятна и которая будет группировать информацию по важным для вас темам/направлениям. Такое разнесение снижает вероятность совершения ошибок (отнесение документов к неправильной категории) и упрощает работу с документами.

Создайте правила работы с документами

Как и любая регламентируемая деятельность, документооборот нуждается в правилах и ограничениях. Эти правила должны одновременно быть простыми для реализации, достаточными по выполняемым функциям и строгими для исполнения.

Старайтесь сделать документооборот как можно более простым. Упрощайте везде, где можно.

Простые «правила игры» минимизируют ваши риски. Вы не будете зависеть от конкретного работника, потому что именно он знает, как и что устроено. Например, одно из правил может звучать так:

Все входящие письма регистрируются в течение рабочего дня.

В Upservice его можно реализовать так:
- секретарь после получения письма по обычной почте его сканирует и назначает учетный номер;
- при загрузке в «Мой диск» выбирает связь с задачей «Входящие письма» или активом «Входящие письма»;
- после загрузки в «Мой диск» выбирает необходимые метки;
- после импорта в систему и присвоения меток, секретарь переходит в задачу/актив «Входящие письма» и создает подзадачу на ответственного работника, куда вкладываем только что импортированный файл.

Еще одно правило:

При регистрации входящего письма сразу же назначается ответственный за него работник

Простые правила понятны для исполнения, а их выполнение легче контролировать. Когда действуют одинаковые условия документооборота для всех — это его ускоряет, снижает издержки, снижает вероятность ошибок и делает его прозрачным для руководителя.

Безусловно, применение правил в работе с документами должно регламентироваться внутренней инструкцией. Работники должны иметь возможность обратиться к этому документу в любой момент и получить разъяснения.

Используйте автоматизацию там, где это возможно

Если часть рутинных задач и процессов можно автоматизировать — этой возможностью нужно воспользоваться. В Upservice мы используем автоматические назначение прав доступа и создание связей документа с работником, задачей, активом и т.д.

Используйте автоматизацию рутинных задач при работе с документами. Это снижает операционные издержки компании.

Рассмотрим пример: ваша компания получает письмо по обычной почте от налоговой, с требованием предоставить уточненный расчет налога.

У вас уже создана задача «Входящая корреспонденция», в которой производится регистрация писем. Ваш секретарь оцифровывает то, что получает по обычной почте. Затем скан письма добавляется в «Мой диск». При добавлении выбирается связь с задачей «Входящая корреспонденция» и создается задача на ответственного работника с указанием дедлайна.

Вот так за полминуты мы добавили письмо из налоговой в хранилище документов компании, создали задачу про подготовку ответа и автоматически настроили права доступа к файлу для нужных работников.

Мы получили контроль за этой задачей, а значит, снизили риски подготовки ответа не вовремя и защитили компанию в будущем на случай возникновения спорных ситуаций по этому обращению.

Не так страшен документооборот, как отсутствие порядка в нем

Советов по организации документооборота в компании невероятно много. Нет единственно верной схемы, нет единственно правильного алгоритма. Важно отметить, что если у вас уже накоплен какой-то объем хаотично сохраненных документов, то навести порядок в них — ресурсоемкая задача.

Но если вы хотите структурировать свои документы уже сейчас, то следуйте простым советам:
- группируйте документы;
- оцифровывайте все документы;
- разработайте прозрачные и понятные правила работы с документами;
- автоматизируйте рутинную работу.

Мы поделились инструментом и информацией о том, как использовать Upservice для документооборота. Уверены, у вас получится использовать эту информацию с пользой для своего бизнеса.