Как создать или изменить отделы в Upservice
В Upservice отделы компании создаются автоматически при регистрации пользователей.
По умолчанию первый зарегистрированный пользователь становится Руководителем компании и Администратором и попадает в отдел «Администрация».
Если ваш руководитель еще не зарегистрирован в системе, то нужно указать его email и Upservice отправит ему ссылку-приглашение.
Приглашаемые в дальнейшем пользователи при регистрации должны выбрать своего непосредственного руководителя.
Непосредственный руководитель — это тот, что является начальником подразделения, в котором вы работаете. Как правило, это начальник отдела или управления.
Директор компании не является вашим непосредственным руководителем!
Если добавляемые в Upservice пользователи в качестве непосредственного руководителя будут выбирать директора компании, то они будут попадать в отдел «Администрация». В таком случае оргструктура будет состоять только из одного отдела, что неправильно.
Для того, чтобы структура отделов компании в Upservice соответствовала имеющейся, приглашаемые пользователи должны указывать своего непосредственного руководителя.
В этом случае отделы будут создаваться корректно и будут отражать реальную структуру компании.
Изменение структуры компании и добавление отделов
Структура компании и состав её отделов изменяются и трансформируются вместе с бизнесом. Чтобы оргструктура в Upservice всегда соответствовала действительности, вам нужно вносить изменения вручную.
Давайте создадим «Отдел маркетинга» и переместим туда двух сотрудников:
Руководитель подразделения — Федин Игорь
Подчиненный — Степанцов Александр.
Руководитель самой компании — Иванчук Сергей.
Степанцов Александр должен изменить подразделение, чтобы потом указать своего руководителя отдела. Сотрудник переходит в раздел «Команда» и рядом со своим именем нажимает иконку с тремя точками. Затем выбирает «Изменить подразделение»:
В окне «Изменить подразделение сотрудника» нажимает кнопку «Подтвердить»:
Когда Степанцов Александр покидает подразделение, то руководитель текущего подразделения должен подтвердить, что это действие является согласованным.
В нашем примере перевод сотрудника согласовывает руководитель компании Иванчук Сергей. Он должен нажать на кнопку «Подтвердить» для перевода работника в другой отдел:
После подтверждения откроется раздел «Команда». Нужно прокрутить список до нижней части страницы: там находятся сотрудники в статусе «Ожидают назначения».
В нашем примере сотрудник Степанцов Александр ожидает назначения, поэтому он может создать отдел маркетинга.
Когда Степанцов Александр зайдет в Upservice, то получит уведомление о необходимости выбора своего непосредственного руководителя. На данном этапе выбираем Федина Игоря и нажимаем на кнопку «Продолжить»:
ВНИМАНИЕ! Процесс создания подразделения еще не завершен. Сотрудник все еще ожидает назначения, потому что непосредственный руководитель Федин Игорь должен одобрить запрос.
Федин Игорь получит уведомление о том, что Степанцов Александр указал его своим непосредственным руководителем. Федин Игорь должен нажать «Подтвердить».
После подтверждения запроса в разделе «Команда» появляется новый отдел «Без названия». Руководитель там Федин Игорь, а Степанцов Александр — подчиненный.
Осталось только изменить название отдела. Это может сделать руководитель созданного подразделения — Федин Игорь или его руководитель — Иванчук Сергей. Нажимаем иконку с тремя точками и выбираем «Переименовать подразделение»:
Когда отдел переименовали, то нажимаем зеленую галочку (справа от строки названия отдела).
Отдел маркетинга создан!
По такой же логике создаются другие отделы и производится перемещение сотрудников между отделами.